您想使用 WordPress 来管理您的文件和文档吗？
您可能有需要与团队其他成员共享的电子表格、图像和其他文档。通过将这些文件上传到 WordPress，您可以轻松地与其他人协作，或者只需将这些文档保存在 WordPress 仪表板上即可轻松访问。
在本文中，我们将向您展示如何使用 WordPress 作为文档管理或文件管理系统。
为什么使用 WordPress 来管理文档和文件？
当您使用大量不同的工具时，很容易丢失文档。例如，您可以使用 Google Drive 等平台共享草稿，使用Asana等工具跟踪编辑，并使用Slack与编辑和客座博主进行交流。
问题是，当您使用如此多不同的工具时，很容易忘记项目。通过使用 WordPress 管理文档，您可以将所有内容保存在一处。这将节省您的时间和精力，并确保您永远不会丢失重要文件。
也就是说，让我们看看如何使用 WordPress 轻松管理您的文档和文件。
设置您的 WordPress 文档管理系统
在 WordPress 中设置文档管理系统的最简单方法是使用WP Document Revisions。该插件允许您与其他人一起处理文件、在线存储文档以及查看每个文档的完整修订历史记录。
您需要做的第一件事是安装并激活插件。有关更多详细信息，请参阅我们有关如何安装 WordPress 插件的分步指南。
激活后，您将在左侧菜单中看到一个新的“文档”选项。要将文档上传到 WordPress，请转到文档 » 所有文档。然后，单击“添加文档”按钮。
接下来，您需要为文档指定标题。这应该可以帮助您识别文档，特别是当您与其他人（例如客座博主）共享 WordPress 仪表板时。
完成后，单击“上传新版本”按钮。
这将打开“上传文档”弹出窗口，其工作方式与标准 WordPress 媒体库类似。
您可以将文档拖放到弹出窗口中，或者单击“选择文件”，然后从计算机中选择一个文件。
WP Document Revisions 现在会将文件上传到 WordPress。
完成后，您可以设置文档的工作流程状态。如果您与其他人共享仪表板，那么这会让每个人都知道该文档是初始草案、正在审查、正在进行或处于其他状态。这可以帮助您避免误解并改进多作者 WordPress 博客的编辑工作流程。
只需打开“工作流程状态”下的下拉菜单，然后从列表中选择一个选项。
接下来，您可能需要添加描述，这将帮助其他用户了解该文件的内容。
为此，只需在文本编辑器中键入即可。此部分包括所有标准文本格式选项，因此您可以添加链接并创建项目符号点和编号列表，以及添加粗体和斜体格式等。
您可能还想添加文档图像，它可以帮助用户理解文件或提供额外的信息，类似于索引或附录。
该过程类似于向 WordPress 帖子和页面添加特色图像。只需选择“设置文档图像”，然后从媒体库中选择图像或从计算机上传新文件。
当您上传文件时，WP Document Revisions 会将您标记为文档的所有者。
要将此文件分配给其他人，只需打开“所有者”下拉列表并从列表中选择一个新用户。这可以帮助您保持文档井井有条，尤其是当您向 WordPress 博客添加了大量用户和作者时。
默认情况下，WP Document Revisions 将私下发布文件，因此只有登录用户才能看到它。
另一种选择是将文档发布到您的WordPress 网站，以便人们无需登录仪表板即可访问它。
即使您发布了文档，通过单击“可见性”旁边的“编辑”链接来添加密码仍然是一个好主意。
然后，选择“密码保护”并在“密码”字段中输入安全密码。
完成后，单击“确定”保存更改。
不想使用密码？然后您可以按照上述相同的过程进行操作，但这次选择“公开”。
无论您如何发布文件，WP Document Revisions 都会在标题正下方显示其 URL。人们可以通过访问此 URL 来查看该文件。
要创建自定义永久链接，请单击“编辑”按钮。
然后，输入新的 URL 并单击“确定”。
如果您对输入的信息感到满意，请单击“更新”按钮保存您的设置。
在 WordPress 中管理文档修订和工作流程状态
WP Document Revisions 还具有强大的版本控制功能。这可以通过显示文档的整个历史记录来帮助您与其他人协作。您甚至可以打开该文件的早期版本，并随时恢复早期版本。
每次上传或更新文档时，您都可以在修订摘要中键入注释。
这些注释将显示在屏幕底部的修订日志中，位于进行更新的人员姓名旁边。
如果更新包括新文件上传，那么您还会看到“恢复”链接。
只需单击链接即可恢复此版本的文档。即使您恢复到文件的早期版本，历史记录也将保持不变，因此您不会丢失任何信息。
自定义和创建您自己的工作流程状态
工作流程状态可以轻松查看文档是初始草稿、正在进行中还是其他状态。与将博客文章保存为草稿或已发布的方式类似，状态可以改进编辑工作流程。
WP Document Revisions 具有四种默认工作流程状态：最终、进行中、初始草稿和审核中。您可能需要更改这些默认状态，或添加更多状态。例如，如果您要创建客户门户，那么您可能会设置“正在客户审核中”状态。
要更改工作流程状态，请转至文档 » 工作流程状态。如果您想自定义现有状态，只需将鼠标悬停在其上并单击“编辑”按钮即可。
这将打开一个编辑器，您可以在其中更改工作流状态的名称、slug 和描述。这类似于在 WordPress 中编辑类别和标签的方式。
完成更改后，单击“更新”按钮。
您还可以添加新的工作流程状态。
在文档 » 工作流程状态中，输入新名称、别名和描述。然后，单击“添加新工作流程状态”按钮。
在 WordPress 中管理用户角色和文档访问
WP Document Revisions 根据用户角色为人员分配不同的文档编辑功能。例如，作者不能编辑其他人发布的文档或阅读私人发布的文档。
默认权限应该适合大多数网站。但是，如果您想查看和更改任何这些设置，那么最简单的方法是使用 Members。该插件允许您自定义每个用户角色的权限，甚至创建全新的角色。
您需要做的第一件事是安装并激活会员。有关更多详细信息，请参阅我们有关如何安装 WordPress 插件的分步指南 。
激活后，转到 成员 » 角色 页面，查看 WordPress 网站上的所有不同用户角色。
在这里，将鼠标悬停在要修改的用户角色上。
然后，您可以继续并在出现“编辑”时单击它，这将打开用户角色编辑器。
左栏显示所有不同类型的内容，例如 可重复使用的块 和 WooCommerce 产品。
在左侧菜单中，单击“文档”。
现在，您将看到该用户角色拥有的所有权限，例如删除其他人的文件或编辑他们自己的文档的能力。
只需单击每个权限的“授予”或“拒绝”复选框即可。
如果您对所做的更改感到满意，请点击“更新”。
有关会员插件的更详细信息，请参阅我们有关如何在 WordPress 中添加或删除用户角色功能的指南。
安装此插件后，您甚至可以控制谁有权访问每个文档。只需转到文档» 所有文档即可。
在这里，将鼠标悬停在任何文件上，然后在出现“编辑”链接时单击它。
现在，滚动到新的“内容权限”框。在这里，您将找到WordPress 博客或网站上所有用户角色的列表。
只需选中需要访问此文档的每个角色旁边的框即可。
在此部分中，您还将看到“付费会员资格”选项卡。这允许您限制付费会员的访问。
有关更多信息，请参阅我们创建 WordPress 会员网站的终极指南。
如果您对更改感到满意，请单击“更新”以保存您的设置。
我们希望本文能帮助您了解如何使用 WordPress 进行文档管理或文件管理。您可能还想查看我们有关如何创建免费企业电子邮件地址的指南以及我们专家为小型企业挑选的最佳实时聊天软件。
